Znaczniki stałe

Umieszczane na grzbietach akt tworzą kod numeryczny, kolorystyczny lub literowy identyfikujący daną teczkę. Układ graficzny znaczników porządkuje optycznie akta w zbiorze i jednoznacznie określa ich właściwe miejsce. Akta można w ten sposób oznaczać i porządkować według: numeru ewidencyjnego, daty urodzenia, numeru PESEL, nazwiska, nazwy itd.

 

Znaczniki tymczasowe

Umieszczane na grzbietach akt wskazują zmienne stany dotyczące danych akt.

 

Sposób oznaczania grzbietów akt według kodu cyfrowego

Kolejnym cyfrom w liczbie, która jest numerem teczki, przyporządkowuje się odpowiednie znaczniki z cyframi, które dodatkowo po zawieszeniu teczek na półce tworzą wzór graficzny. Pozwala to łatwo uporządkować akta tak, iż każda teczka ma swoje jednoznaczne miejsce w zbiorze dokumentów. Każda teczka umieszczona nie na swoim miejscu jest natychmiast widoczna.

 

 

Sposób oznaczania grzbietów akt według kodu cyfrowo-kolorowego

Kolejnym cyfrom w liczbie, która jest numerem teczki, przyporządkowuje się różne kolory. Dodatkowo po zawieszeniu teczek na półce tworzą one wzór graficzny, który pozwala łatwo uporządkować akta tak, iż każda teczka ma swoje jednoznaczne miejsce w zbiorze dokumentów. Każda teczka umieszczona nie na swoim miejscu jest natychmiast widoczna.

 

Sposób oznaczania grzbietów akt według kodu literowego

Teczki uporządkowane według nazwisk ułożonych alfabetycznie są oznaczone odpowiednimi literami alfabetu. Znaczniki mogą być kolorowe co dodatkowo ułatwi utrzymanie porządku. Pole z kodem dodatkowym (np. na dole teczki) pozwala użytkownikowi wprowadzić także inne informacje dotyczące akt umieszczonych w teczce.

 

Sposób oznaczania grzbietów akt według kodu daty

Rok, miesiąc i dzień zostały oznaczone różnymi kolorami. Przejrzysty układ graficzny jaki tworzą oznaczenia na grzbietach teczek pozwala szybko odnaleźć potrzebne dokumenty, a po wykorzystaniu ich pozwala łatwo i bezbłędnie odszukać miejsce, na które trzeba odłożyć teczkę).

 

Identyfikacja niewłaściwie umieszczonych akt

Umieszczona na niewłaściwym miejscu teczka zakłóca porządek oznaczeń kolorystycznych, cyfrowych czy też literowych. Jest natychmiast widoczna, a jednocześnie odnalezienie jej właściwego miejsca nie sprawia kłopotu.